· 

Zeitmanagement- Schwierigkeiten und Lösungen

Wunderst du dich manchmal, warum andere scheinbar alles erledigen können und dir ständig die Zeit fehlt? Mir ging es lange so und ich habe viele Methoden ausprobiert, um mehr zu schaffen.

Dabei habe ich festgestellt, dass es sehr individuell ist, was funktioniert und was nicht.

Und nicht nur individuell auf eine Person bezogen sondern auch auf die Situation, in der sie sich gerade befindet.

In meinem Fall war es ein großer Unterschied, ob ich nur meine Belange organisieren musste oder ob noch Faktoren wie ein Partner oder die Kinder oder eine Arbeit mit Überstunden in die Rechnung fielen.

 

Ich möchte dir an dieser Stelle drei häufige Schwierigkeiten im Zeitmanagement aufzeigen und dir direkt anwendbare Strategien geben, um diese zu überwinden.

 

Viel machen und nichts schaffen

Ich denke jede von uns kennt diese Tage, an denen man den ganzen Tag Aufgaben abarbeitet und am Ende des Tages das Gefühl hat, nichts geschafft zu haben.

Das liegt meist an zwei Dingen:

Du verzettelst dich in Aufgaben, fängst mehrere Sachen an, ohne sie zu beenden.

Oder du erledigst Dinge, die nicht wichtig sind, während die wichtigen Aufgaben liegen bleiben.

 

Die Lösung:

Bevor du dich in so einen Tag stürzt, solltest du dir einen Überblick über all die Aufgaben verschaffen, die zu erledigen sind.

Versuche es mal in Form eines Braindumps und schreibe dir alle Aufgaben, die dir durch den Kopf schwirren, einmal auf.

Im zweiten Schritt gehst du die Aufgaben durch und schaust, welche gerade wichtig sind und welche notfalls später erledigt werden können.

Dementsprechend kannst du dich danach zunächst den wichtigen Aufgaben widmen.

Versuche dabei immer erst eine Aufgabe zu Ende zu bringen, bevor du die nächste beginnst.

Denn selbst wenn das die einzige Aufgabe bleibt, die du an diesem Tag erledigt hast, war sie wichtig und sie ist fertig.

 

Ich habe es mir zur Gewohnheit gemacht, die drei wichtigsten Aufgaben für den Tag bereits am Vorabend festzulegen. Das kann ich wirklich nur empfehlen, denn so trennst du zusätzlich die Planung von der Umsetzung.

 

Mit der Zeit verschätzen

Es ist wirklich einfach, sich mit der Zeit zu verschätzen!

Aufgaben, die du mal eben machen wolltest, entpuppen sich plötzlich als Mammut-Aufgabe und der ganze Zeitplan gerät durcheinander. Oder du weißt, dass du alle Zeit der Welt hast, wodurch deine Aufgabe auch diese ganze Zeit braucht.

 

 

Die Lösung:

Es gibt das Parkinson´sche Gesetz, das besagt: "Arbeit dehnt sich in genau dem Maß aus, wie Zeit für ihre Erledigung zur Verfügung steht.“

So können wir unter Zeitdruck wahre Wunder vollbringen und brauchen viel länger, als gedacht, wenn wir Zeit haben.

In diesem Fall ist es sinnvoll, mit Zeitblöcken zu arbeiten. Setze dir für eine Aufgabe einen bestimmten Zeitrahmen.

Natürlich kannst du diesen Zeitraum nur schätzen, aber die Wahrscheinlichkeit in dieser Zeit fertig zu werden ist deutlich größer, wenn der Endpunkt fest steht.

Wichtig ist, dass du nach dieser Zeit auch wirklich aufhörst.

Sollte sich eine Aufgabe plötzlich als umfangreicher herausstellen, stoppe dennoch nach der abgelaufenen Zeit und sieh dir an, was noch zu tun ist.

Wenn es wenig ist und du dafür Zeit hast, bringe die Aufgabe zu Ende.

Wenn du noch andere wichtige Aufgaben hast, plane die verbleibenden Aufgaben für die nächsten Tage ein.

Auf diese Weise schaffst du deine wichtigen Aufgaben und hast die Sicherheit, dass für die Beendigung anderer Aufgaben bereits ein Zeitfenster eingeplant ist.

 

Mangelnde Vorbereitung

Jede von uns weiß, wie schön es ist, vorbereitet zu sein. Wenn die Karte, die du schreiben möchtest, bereits gekauft ist oder das Geschenk, das du am Wochenende brauchst, nur noch eingepackt werden muss.

Aber oft fällt es schwer, diese Dinge rechtszeitig in unserem Alltag zu planen.

Das Ergebnis: Stress und Zeitdruck!

 

Die Lösung:

Bei der Vorbereitung geht es in erster Linie darum, längerfristig zu planen.

Schaue heute in deinen Planer oder Kalender schreibe dir auf, welche Termine diesen Monat und nächsten Monat anstehen, für die du etwas vorbereiten musst. Ich mache das im Rahmen meiner Monatsplanung.

 

Hast du dir diese Termine notiert, überlege dir, was du dafür brauchst und wann du das rechtzeitig besorgen solltest.

Ist es beispielsweise ein Geburtstag in drei Wochen, trage dir bereits für einen der nächsten Abende ein, dir Geschenkideen zu überlegen.

Verschickst du gerne Geburtstagskarten, dann schau direkt auf die nächsten drei Monate, welche Geburtstage anstehen und schreibe dir für deinen nächsten Ausflug in die Stadt auf, für wen du eine Karte brauchst.

Am besten legst du dir auch direkt einen Vorrat an Briefmarken an.

Plane nicht zu knapp! Dann hast du auch dann noch Zeit, wenn etwas dazwischen kommt.